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fit für die Mailingliste! Ein Leitfaden

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Da ich mich auf vielen Mailinglisten – größtenteils bei den Piraten – herumtreibe und ich immer wieder sehe, wie viele die gleichen Fehler machen, haben ich einen Leitfaden geschrieben, um Thunderbird (und euch) im Umgang mit Mailinglisten fit zu machen. Ich mache das ganz bewusst mit Thunderbird, weil es meiner Meinung nach der beste Client für die einfache Benutzung mit Mailinglisten ist. Außerdem ist er für alle gängigen Betriebssystem frei verfügbar.

Ich möchte hier nicht darauf eingehen, wie man Thunderbird auf dem jeweiligen Betriebssystem installiert noch wie ihr euren Mailaccount darin einrichtet. Das sprengt erstens den Rahmen und zweitens ist es zu individuell. Je nach Mailprovider müssen andere Einstellungen vorgenommen werden. Hier ist Thunderbird aber inzwischen sehr intuitiv geworden. Hilfe gibt es meist in den FAQ eurer Provider. Bitte verwendet – wenn möglich – das IMAP-Protokoll zum Abrufen. Ein paar Links zu Hilfen für bekannte Provider:

Also, wer bislang seine Mails über die Weboberfläche seines Providers oder z. B. mit Outlook abruft, der sollte sich erst mal Thunderbird holen: Link zur Downloadseite

Vorab: Eine Mail besteht aus Text, nur Text!

Wenn ihr E-Mails mit fett gedrucktem oder kursiven Text oder unterschiedlichen Schriftgrößen oder -farben gewohnt seid, dann verabschiedet euch bitte davon. Formatierungen in E-Mails werden mit HTML realisiert. HTML ist eine Beschreibungssprache für das WWW und hat meiner Meinung nach nichts in E-Mails verloren. Abgesehen von möglichen Sicherheitsrisiken entstehen durch HTML-Mails auf Mailinglisten ganz andere Probleme und erst recht dann, wenn sie mit dem Forum der Piraten synchronisiert werden. Das Zeug ist einfach nicht darstellbar und führt für viele nur zu Verwirrung.

Die Einstellung dafür ist kontenspezifisch. Geht dazu in die Konteneinstellungen eures E-Mail-Kontos. Entweder in der linken Seitenleiste einen Rechtsklick auf euer Konto (normal in der Form hans@wurst.de) und dann auf Einstellungen oder im Anwendungsmenü unter Extras (bzw. Bearbeiten bei Linux) auf Konten-Einstellungen. Unter dem Punkt Verfassen & Adressieren solltet ihr folgendes Fenster vor euch haben:

Dort einfach den Haken bei Nachrichten im HTML-Format verfassen entfernen. Fertig

Ansicht für breite Bildschirme

Für ein Bisschen mehr Spaß beim Arbeiten mit Thunderbird auf größeren Breitbildschirmen (16:9 oder 16:10) lässt sich die Darstellung in eine 3-Spalten-Ansicht umstellen. Dazu im Hauptmenü auf Ansicht –> Fensterlayout –> 3-Spalten-Ansicht. Ihr könnt die Spalten dann auch verschieben, wie ihr es braucht. Dazu einfach mit der Maus über die Spaltenbegrenzung fahren.

Ordner anlegen

In diesem und dem nächsten Punkt kommt das mit der Zauberei! Ihr seid es vermutlich gewohnt, alle E-Mails in einem einzigen Posteingang zu bekommen – schön nacheinander. Wenn ihr bis jetzt der Meinung wart, dass man mit diesen Mailinglisten ja überhaupt nicht arbeiten kann, überzeuge ich euch jetzt mal vom Gegenteil. Von vielen höre ich auch immer wieder “jetzt brauch ich eine andere E-Mail-Adresse für die Mailingliste”. Nein, nur ein Automatismus, der eure Mails für euch sortiert.

Es macht Sinn, für jede Mailingliste, auf der ihr angemeldet seid einen Ordner anzulegen. Später erstellen wir Filter, die eure Mails automatisch sortieren.

Um einen neuen Ordner zu erstellen, klicke in der linken Seitenleiste auf den Posteingang (Inbox) mit der rechten Maustaste und wähle anschließend Neuer Ordner… . Benennt ihn einfach wie die Mailingliste, z. B. Schwaben. Tipp: Ihr könnt natürlich auch Unterordner anlegen indem ihr wiederum auf die jeweiligen Ordner das gleiche anwendet (vgl. Dateiexplorer).

Mails filtern

Damit Thunderbird weiß, welche E-Mails er automatisch in den Ordner schieben soll, können Filterregeln erstellt werden. Filter lassen sich unter Extras –> Filter… anlegen.

Achtet bei mehreren Konten darauf, dass ihr den Filter für das richtige anlegt (siehe Pfeil). Über Neu… kommt ihr zum folgenden Fenster, über das eine Filterregel definiert wird:

Das Fenster sollte standardmäßig für das Filtern von Mails über den Betreff vorkonfiguriert sein. Also erkläre ich nur die drei hervorgehobenen Punkte (bitte vergleicht den Rest ggf. auch!). Der Filter-Name (1) ist frei wählbar, z. B. Name der Mailingliste. Bei (2) wird das Schlüsselwort gesetzt, nach dem der Betreff durchsucht wird. Hier setzt ihr am besten den Mailinglisten-Prefix ein (inklusive der eckigen Klammern). Prinzipiell lässt sich das auch über den Empfänger filtern, ist aber häufig fehlerhaft bei mehreren Empfängern. So einen Prefix haben eigentlich alle Mailinglisten. Ihr seht ihn, sobald ihr die erste Mail von der Liste bekommt. Bei (3) muss jetzt nur noch der Ordner ausgewählt werden, den ihr gerade dafür angelegt habt. Fertig!

Thunderbird filtert ab jetzt jede E-Mail von dieser Liste beim Empfangen in den speziellen Ordner. Ihr könnt aber in der Filterübersicht (ein Bild drüber) noch einmal auf Jetzt ausführen klicken, um alle alten Mails sofort zu filtern.

Überblick behalten: Baumstruktur

Jetzt kommen die Mails zwar getrennt nach Mailingliste, so richtig komfortabel ist es aber noch nicht. Dazu bedienen wir uns noch mehr Zauberei: Moderne Mailclients wie Thunderbird können Diskussionen in einer Thread- bzw. Baum-Struktur darstellen. D. h. man sieht auf welche vorherige Nachricht sich eine Antwort bezieht. (Ein Thread ist eine geschlossene Diskussionsstruktur zu einem Thema)

Ein Tipp vorweg: Ich bevorzuge es, wenn neue E-Mails oben erscheinen. Klickt dazu über der Nachrichtenliste einmal auf Datum, um eine umgekehrte Sortierung zu erreichen.

Um jetzt die Baumstruktur zu aktivieren, geht ihr auf Ansicht –> Sortieren nach –> Gruppiert nach Thema. (Hier wird man gerne verwirrt durch den Menüeintrag ThemenI

 

 

Es sollte dann so ähnlich wie im folgenden Bild aussehen. Die ganze Darstellung ist leider eine ordnerspezifische Ansicht. D. h. ihr müsst das ganze Procedere für jeden Ordner neu durchführen.

Wichtig: Thunderbird (und auch jeder andere Client bzw. das Syncforum) erkennt den Aufbau nicht am Betreff sondern an einer speziellen Header-Information (siehe Beispiel), die für den normalen Benutzer nicht sichtbar ist. Diese Information beinhaltet z. B. die eindeutige ID der Nachricht, auf die ihr antwortet. Diese Information wird gesetzt sobald ihr auf Antworten klickt und lässt sich durch Löschen des Betreffs und/oder des Inhalts nicht entfernen! Das heißt: Klickt nie auf Antworten, um ein neues Thema zu beginnen und anders herum: Klickt nie auf Verfassen um in einer Diskussion zu antworten. Ihr macht damit die Strukturen kaputt!

“Richtiges” Zitieren

Zum Abschluss noch ein Paar Tipps, wie richtig zitiert wird. Zitieren nennt man beim Mailverkehr, wenn die ursprüngliche Mail bzw. Teile davon Bestand der Antwort sind. Als schlechter Zitierstil gilt, die gesamte ursprüngliche Nachricht (noch schlimmer: Alle vorherigen Nachrichten) mit in seine Antwort zu hängen. Genannt wird dieser Zitier-“Stil” auch TOFU (Text Oben Fullquote Unten). Wenn ihr davon lesen solltet, wird es sich also in den meisten Fällen nicht um eine Diskussion zu Veganismus handeln! Es geht aber noch schlimmer: Ihr zitiert alles und antwortet drunter oder manchmal auch gar nicht O_o Abgesehen davon, dass kein Mensch mehr findet, wo ihr eigentlich schreibt, schickt ihr auch unnötig Zeug durch die Gegend.

Wie geht´s also richtig? Zitieren sollte ja den Zweck erfüllen, dass andere wissen, worauf ihr euch bezieht. Also zitiert auch einfach nur das. Diese Zitiertechnik nennt man  Inlinequoting (zwischen der Antwort zitieren). Folgender Screenshot soll mal verdeutlichen, was damit gemeint ist:

Das geht mit Thunderbird übrigens sehr einfach: Vor dem Antworten auf eine E-Mail einfach die Passagen mit der Maus markieren, auf die man sich beziehen will und dann auf Antworten klicken (oder Strg+R für Profis). Im Editorfenster erkennt man das zitierte an den > vor jeder Zeile.  Löscht die Teile einfach raus, die für die Bezugnahme unwichtig sind. Und noch ein letzter Tipp: Wenn ihr im Editor-Fenster Strg+R drückt, rückt euch Thunderbird immer wieder den Text (auch die Zitate) zurecht, wenn ihr alles auseinandergefummelt habt.

Viel Spaß!

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  1. Sehr schöner Artikel! Aber ist es im Zeitalter von Smartphones und Tablets nicht sinnvoller, gleich auf dem Server zu filtern?

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    • da hast du schon Recht aber das ist Provider-Abhängig. Ich z. B. lese Mailinglisten gar nicht auf dem Handy aber das hat andere Gründe :)

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  2. Danke für diese schöne Anleitung. (Eigentlich müsste ich sowas ja auch selbst können. Aber Du hast mich dazu gebracht, tatsächlich mal meine Inbox aufzuräumen. Es hilft schon, wenn man nicht alles selbst nachgucken muss.)

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  3. Noch ein paar Tipps/Hinweise:

    1. Nicht nach Betreff sondern nach der Header-Zeile “List-Id” filtern. Der Prefix kann schnell mal geändert werden bzw die Leute E-Mails direkt an Personen schicken (das kriegt man, wenn man nach Betreff filtert, sonst gar nicht mit). Ich filtere da immer, was zwischen den eckigen Klammern () steht.

    2. Die 3-Spalten-Ansicht finde ich doch bisle schmal (habe 22″). Threads können mal recht lang bzw. tief werden. Wenn dann noch Personen zu doof sind, richtig Threads zu erstellen, dann erkennt man bald keinen Betreff mehr.

    3. Die Extension “QuoteCollapse” kann ich noch empfehlen, wenn die anderen zu oft TOFU benutzen. Wenn diese aktiviert ist, werden die Zitate automatisch zusammengeklappt.

    4. Natürlich sollte man noch Enigmail benutzen, aber das hat jetzt kaum etwas mit der Mailingliste zu tun.

    5. Wenn man neugierig ist, wieso der Thread von jemanden zerhauen wird, dann kann man die Extension “Display Mail User Agent” benutzen. Das zeigt jedes mal an, welcher E-Mail Client benutzt wurde.

    6. Und wenn man Thunderbird auf mehreren PCs benutzt, dann kann man die Extension “Thunderbird Message Filter Import/Export Enhanced” benutzen, um die Filterregeln zu exportieren bzw. importieren.

    Ich wünsche mir ja schon seit langen eine Extension, mit der man Threads reparieren kann – also Teilbäume, wo die Leute dummerweise auf “Antworten” geklickt haben zu extrahieren bzw. E-Mails von Leuten mit schlechten E-Mail Clients, die jedes mal einen neuen Thread erstellen, wieder einzusortieren. Aber bisher hatte ich noch nicht die Muße mich da einzuarbeiten.

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  4. Pingback: Keine Angst vor den Piratentools: Eine Einstiegshilfe | vinzv.

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